El material de oficina para empresas se lleva una buena parte del presupuesto de cualquier PYME y por eso es muy importante aprender a usarlo de manera óptica, ahorrando, pero sin renunciar a tener materiales de calidad.
- Bolígrafos clásicos con cadena para los mostradores. Parece mentira que algo tan barato como un bolígrafo pueda acabar suponiendo un coste tan grande al cabo del año. Y muchas veces esto ocurre porque la gente usa los bolígrafos que hay sobre el mostrador y se los guarda de forma inconsciente. O acaban perdiéndose. Algo tan sencillo como un bolígrafo clásico con cadena puede ser muy elegante, sobre todo con el logo de la empresa y un bonito diseño. Pero, además, colocados por todos los mostradores, ayudará a que el gasto en bolígrafos se reduzca drásticamente. A veces, el ahorro comienza por pequeños gestos como este.
- Dar prioridad a los documentos electrónicos. Uno de los gastos más importantes en una oficina son las fotocopias y los folios, así como las impresoras. Si se intenta reducir el papel al máximo se conseguirá ahorrar muchísimo dinero al cabo del año. Para eso hay que comenzar a optar por carpetas compartidas para trabajar, en las que está todo el material que hace falta consultar y que no será necesario imprimir varias veces.
Al principio, llevar un archivo electrónico puede ser un trabajo notable, pero una vez que se ha realizado y que todo funciona, el ahorro es considerable. Contratar a una empresa especializada que organice el trabajo en línea puede ser una pequeña inversión con grandes resultados.
- La calidad es importante. Lo hemos dicho al principio, una de las claves del ahorro está en utilizar material de oficina que permita ahorrar pero que sea de calidad. Lo barato sale caro, nos decían nuestros abuelos y no les falta razón. No es que no haya que elegir los mejores precios siempre, sino que hay que elegir los artículos que tienen una mejor calidad al precio más competitivo.
Una cinta adhesiva que no pega bien obliga a poner más cantidad. Un bolígrafo que no escribe con fluidez puede acabar en la basura antes de acabarse, carpetas de mala calidad transmiten una mala impresión que pueden hacer que se pierdan clientes. Ahorrar sí, pero nunca a costa de la imagen o de la eficiencia de los productos.